Delegieren ist eine wichtige Tätigkeit für Manager. Aber oft funktioniert Delegation nicht richtig, weil irgendwas dabei falsch gemacht wird – von der Führungskraft oder vom Mitarbeiter oder einfach in der Kommunikation dazwischen. Hier hilft ein Werkzeug, dass Authority Board heißt. Es stammt aus dem Management 3.0-Seminar und ist eine Idee von Jurgen Appelo.

Delegation heißt, Verantwortung zu teilen

Delegieren zu können, ist deshalb so wichtig, weil es die Führungskraft entlastet. Und es ist etwas ganz normales, das von oben nach unten durch praktiziert wird. Gesellschafter oder Aktionäre setzen Geschäftsführer oder Vorstände ein, damit diese das Unternehmen in ihrem Sinne führen. Und weil Geschäftsführer nicht alles alleine machen können, geben sie Befugnisse an Mitarbeiter ab, zum Beispiel das Marketing oder das Personalwesen und vieles mehr. Und die Leiter dieser Bereiche geben wiederum Verantwortung an ihre Mitarbeiter ab. So funktioniert das über viele Hierarchiestufen hinweg.

Manche Manager fürchten einen Machtverlust, wenn sie ihren Mitarbeitern Befugnisse übertragen. Das ist aber nicht so. Die Verantwortung wird geteilt, aber nicht abgegeben. Der Mitarbeiter trägt die Verantwortung, aber auch der Manager ist weiterhin verantwortlich. Wenn der Manager gut delegiert und dabei sicherstellt, seine Mitarbeiter nicht zu überfordern, kann er sich auf die wichtigen Themen konzentrieren. Und er hat vielleicht sogar Zeit, von seiner Führung mehr Verantwortung zu übernehmen. Delegation kann daher sogar helfen, die Position des Managers zu stärken.
Authority Board

Was kann man delegieren?

Ich halte es für falsch, konkrete Aufgabe zu delegieren. Das mag im Projektmanagement richtig sein, aber in einer Linienfunktion führt das zu „mircomanagement“. Damit die Selbständigkeit der Mitarbeiter gefördert wird, sollten immer Verantwortungsbereiche delegiert werden.  Beispiel:

  • Falsch: „Mach du jetzt mal bitte die Kaffeemaschine sauber und füll die Bohnen auf.“
  • Richtig: „Du bist dafür verantwortlich, dass die Kaffeemaschine immer einsatzbereit ist.“

Delegation ist nicht binär

Delegation hat nichts zu tun mit „entweder ICH oder DU“, sondern es geht um das WIR. Die Führungskraft überträgt Verantwortung, bleibt aber selbst verantwortlich. Wie gehen wir damit um? Management 3.0 definiert sieben Stufen, auf denen Verantwortungsbereiche delegiert werden können:

  1. Tell: Der Manager trifft die Entscheidungen alleine.
  2. Sell: Der Manager trifft die Entscheidungen allein, versucht aber, sein Team von seinen Entscheidungen zu überzeugen.
  3. Consult: Der Manager holt Meinungen von seinem Team oder einzelnen Mitarbeitern ein und trifft dann die Entscheidung.
  4. Agree: Der Manager und das Team – oder benannte Mitarbeiter – treffen die Entscheidungen einvernehmlich.
  5. Advice: Der Manager lässt seine Mitarbeiter entscheiden, nachdem er eine Empfehlung abgegeben hat.
  6. Inquire: Die Mitarbeiter entscheiden und informieren den Manager darüber.
  7. Delegate: Die Mitarbeiter entscheiden und die Führungskraft möchte nicht darüber informiert werden.

Auf welche Stufe ein Verantwortungsbereich delegiert wird, hängt einerseits davon ab, wie erfahren die Mitarbeiter sind, andererseits auch davon, welche Auswirkungen es auf die Organisation hat. Den Verantwortungsbereich Kaffeemaschine würde ich als Manager ohne zu zögern auf Stufe 7 einordnen.

Authority Board

Das Authority Board ist das Werkzeug, mit dem visuell Dokumentiert ist, welcher Verantwortungsbereich an wen wie weit delegiert ist.

Für jede der sieben Delegationsstufen gibt es eine Spalte. Für jeden Verantwortungsbereich gibt es eine Zeile. In der Mitte wird angezeigt, an wen das Thema delegiert ist. Das kann entweder ein einzelner Mitarbeiter sein oder auch eine Gruppe. Es ist sehr hilfreich, dieses Authority Board sichtbar zu machen:

  • Für den Manager: Er muss sich immer bewusst darüber sein, welche Verantwortung er übertragen hat. Nichts ist schlimmer, als wenn der Manager mit einer eigenen Entscheidung den Mitarbeiter übergeht, an den er den Verantwortungsbereich delegiert hat.
  • Für den Mitarbeiter: Er muss sich klar darüber sein, was von ihm erwartet wird.
  • Für alle Kollegen: Alle sollen wissen, dass beispielsweise die Freigabe von Produktdesigns die Verantwortung von Diana ist, und dass sie gefälligst den Manager nicht damit belästigen sollen.

Auch wenn es allen nutzt, das Authority Board gehört der Führungskraft. Sie alleine legt die Delegationen fest.

Das Authority Board lebt

Wenn ich als Manager ein neues Team übernehme, dann werde ich zunächst mal wenig delegieren – also die Haftnotizen mit den Namen in den Spalten 1 bis 3 stehen. Wenn man sich dann besser kennt, das Team sich formiert hat und Vertrauen aufgebaut ist, dann kann der Manager mehr und mehr Verantwortung an das Team übertragen. Dann wandern also die Haftnotizen weiter nach links. Das ist im Interesse des Managers, allerdings darf er das System auch nicht überreizen.

Delegation Poker

Delegation Poker ist ein tolles Spiel. Die Führungskraft kann es mit ihrem Team spielen, um eine Diskussion darüber zu fördern, welches Verantwortungsgebiet wie weit delegiert sein sollte. Der Manager lernt dabei, wie viel Verantwortung das Team bereit ist zu übernehmen. Außerdem macht Delegation Poker auch noch Spaß. Und so funktioniert es:

  1. Jeder Spieler (Manager und Team) erhält einen Satz von 7 Karten, welche die sieben Delegationsstufen vom Authrity Board repräsentieren. Die Karten kann man entweder mit dieser Vorlage selbst basteln oder man kann sie hier bestellen.
  2. Ein Spieler stellt ein Thema vor, beschreibt also den Verantwortungsbereich, den Kontext und die Beteiligten.
  3. Jeder Spieler überlegt auf welcher Delegationsstufe er diesen Verantwortungsbereich angesiedelt sieht und zieht die entsprechende Karte aus seinem Kartensatz – ohne die Karte bereits aufzudecken.
  4. Wenn alle Spieler eine Karte gewählt haben, decken alle gleichzeitig ihre Karte auf.
  5. Jeweils der Spieler, der am höchsten gesetzt hat (bzw. einer von denen) und der, der an niedrigsten gesetzt hat, begründen ihre Wahl. Hier entsteht die Diskussion, auf die es ankommt.
  6. Nun kann man noch die Punkte zählen. Jeder bekommt die Punkte von der Karte, die er gewählt hat, mit einer Ausnahme: Diejenigen, die am höchsten gesetzt haben und keine Mehrheit sind, bekommen keine Punkte, weil sie das System überfordert haben. Beispiel: Bei fünf Spielern haben zwei eine 6 gesetzt, alle anderen sind darunter geblieben. Dann bekommen diese zwei keine Punkte. Hätten aber drei Spieler eine 6 gewählt, dann wäre dies eine Mehrheit (3 von 5) und alle hätten ihre Punkte bekommen.

Und auf geht’s in die nächste Runde mit einem neuen Thema.

 

 

In meinen Seminaren und Workshops, wenn alle Teilnehmer aus unterschiedlichen Unternehmen kommen, verwende ich vorbereitete Fallbeispiele (Download hier), mit denen wir Delegation Poker spielen.