Geschafft: nach nur drei intensiven Monaten Projekt ist die neue Produktionsgesellschaft (Newco) erfolgreich live gegangen.

Aber Schritt für Schritt: Ich hatte das CAPI Projekt ja schon vorgestellt – und von Anfang an hatte ich Zweifel an der vorgegebenen Deadline, 1. April. Schließlich begann die operative Projektarbeit erst im Februar. Eine detaillierte Projektplanung hat mein Bauchgefühl bestätigt, so dass ich dem Steering Committee vorgeschlagen habe, den Go-Live-Termin um mindestens einen Monat zu verschieben.

Der 1. Mai hat sich angeboten: So haben wir mit dem Feiertag und dem anschließenden Wochenende ganze drei Tage für die Umstellung. Aber es war viel zu tun, wobei ich insbesondere die IT-Infrastruktur und die Applikationen der Newco verantworte.

Applikationen

Schon bevor ich in das Projekt geholt wurde, haben sich die Parteien darauf verständigt, dass im Prinzip die Anwendungen, die auch beim Seller im Einsatz sind, verwendet werden sollen. Es gab also keinen Auswahlprozess, sondern „nur“ eine Implementierung.

Das ERP-System ist J.D. Edwards 7.3. Und für die Produktionsprozesse sowie das Produktdaten- und Konfigurationsmanagement haben wir eine Eigenentwicklung auf Basis von Lansa geerbt. Für die Integration dieser beiden Anwendungen, aber auch für die Prozessintegration zwischen Newco und Seller haben wir IBM Websphere eingesetzt. Für den Zugriff auf J.D. Edwards wird ein Citrix Metaframe eingesetzt.

Für das Customizing der Applikationen haben wir Connexo beauftragt. Die Entwicklung der Interfaces haben Consultants von Blue Reply übernommen. Zudem gab es eine sehr gute Unterstützung von der IT-Mannschaft vom Seller, so dass wir ein sehr gutes Projektteam bilden konnten.

Infrastruktur

Data Center: Da Newco kein Rechenzentrum hat und keines haben soll, wurde ein Dienstleister für das Hosting gesucht. Die Applikationen laufen auf AS/400 – oder iSeries sagt man heute. Da Elmec viel mit dieser Plattform macht, haben wir mit denen einen 2-Jahres-Vertrag für die Data Center Services geschlossen.

Network: Mit dem Aufbau und Betrieb des LAN und der Netzwerkanbindungen wurde die SIS beauftragt. Eine WAN-Verbindung geht zu Elmec, die andere in das Corporate Network. Beide WAN-Verbindungen sind genauso wie der LAN-Backbone redundant ausgelegt.

Desktop: Über 50 Clients wurden gekauft und und nach den Vorgaben von Buyer mit Ressourcen von Buyer und SIS installiert.

Voice: Keine Veränderung, d.h. die Newco verwendet weiterhin die Telefonanlage von Seller und wir haben ein SLA darüber vereinbart.

Cut off, Transition und Go live

6.4. bis 23.4.: Integration Test. Alle Prozesse werden in der Testumgebung durchgespielt. Dabei werden die Anwendungen und die Integrations-Interfaces getestet, sowie die Mitarbeiter werden „hands on“ geschult.

Mittwoch, 29.4.: Der Operations Manager hat es geschafft, dass Seller nur genau so viele Aufträge einspielt, dass alles abgearbeitet werden. D.h. am Nachmittag ist alles abgearbeitet und keine offenen Aufträge sind in den Systemen.

Donnerstag, 30.4.: Closing, Inventur, Fixed Assets werden erfasst, die alten PCs werden abgeräumt. Die Mitarbeiter, die übernommen werden, dekorieren die Produktionsräume mit Postern ihres neuen Arbeitgebers. Logos werden an den Türen angebracht.

Freitag, 1.5.: Roll out der neuen Infastruktur, d.h. die neuen PCs der Newco werden an den Arbeitsplätzen installiert, an das Netzwerk angeschlossen und getestet.

Samstag, 2.5.: Probeweise wird der Betrieb aufgenommen. Rund ein Drittel der Belegschaft hat sich bereiterklärt, am Samstag zu arbeiten. Ganz langsam lassen wir die Prozesse anlaufen und verfolgen jeden Schritt von jeder Order. Spannend… ob wohl die Dokumente (Lieferscheine, Rechnungen etc.) genau an den Druckern rauskommen, wo wir sie erwarten? Ob alle Mitarbeiter die Rechte haben, die sie benötigen? Tatsächlich nutzten wir diesen Tag für das Finetuning, aber große Katastrophen sind ausgeblieben. Deshalb haben wir am Sonntag frei.

Montag, 4.5.: Vormittags findet der „Welcome Event“ statt, das Top-Management erklärt den Mitarbeitern den Wechsel und die Perspektiven. Dann gibt’s einen Imbis und dann geht der Produktivbetrieb los. – Ohne nennenswerte Störungen. Ein Bilderbuchstart. Über 500 Orders sind in der Queue.

Was bleibt, ist jetzt im Rahmen des „After Go Live Supports“ all das aufzuarbeiten, was zuvor niedrig priorisiert wurde, weil es nicht absolut notwendig für den Go Live war. Aber auch das hält sich in einem überschaubaren Rahmen.

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Der Projektleiter von Seller und ich am Abend des 2. Mai.